Vælg en talsperson
Der findes flere eksempler på store danske kulturinstitutioner, hvor både bestyrelsesformanden og direktøren udtaler sig i samme sag, men med forskellige budskaber. Den form for ukoordineret presseindsats åbner en flanke for kritik, da journalister elsker den form for splittelse i toppen af en organisation.
Havner du i en mediestorm, bør du derfor som det første vælge en talsperson. Det vil ofte være direktøren, som er den, der går i pressen og dermed bliver den hovedperson, som din institution stiller op med. Det lukker dels af for uklare meldinger fra øvrige ansatte, og dels skaber det et billede af en troværdig og ansvarsfuld leder, der går i dialog.
Vær dog opmærksom på, at journalister vil grave i historien fra alle vinkler, og de vil kontakte ansatte på din kulturinstitution uden din viden. Det er derfor vigtigt at få kommunikeret klart ud i hele organisationen så medarbejderne ved, hvad de skal gøre, hvis de bliver kontaktet af pressen.
Nedsæt et kriseteam
Dernæst bør du nedsætte en lille gruppe af centrale personer i organisationen, der kan samles med få minutters varsel for at reagere på nye udviklinger i en sag, der ruller i medierne. Gruppen skal være sammensat, så lederen af kulturinstitutionen kan blive klædt på både fagligt og kommunikationsmæssigt. Gruppens medlemmer skal hele tiden hjælpe hinanden med at overvåge udviklingen, og som talsperson skal du kunne trække på deres ekspertise forud for enhver form for medieoptræden.
Ved at samle et lille team får du som talsperson flere vinkler på din optræden, og ikke mindst på, hvad der er vigtigt at kommunikere for din kulturinstitution. Du undgår en situation, hvor du reagerer på instinkt og følelser, men hvor I sammen kan analysere næste skridt, befriet fra de mange ubehagelige følelser, der følger i kølvandet, når man bliver presset af en sag i medierne.
Du får også et sted, hvor du kan ”smide skoene” og brokke dig over medierne og journalisterne, mens I sammen kæmper for at redde jer så godt igennem som muligt. Der er ikke noget, der skærper sammenholdet internt, som hvis I sammen kan håndtere krisen professionelt.
Husk dit bagland
Et vigtigt aspekt, når du står i en mediekrise – og som mange glemmer i kampens hede – er at holde dit bagland informeret om, hvad der sker. Sidder du som kulturleder og har hænderne fulde med at håndtere krisen, kan du regne med, at alles øjne i organisationen hviler på dig og din evne til at ride stormen af – fra øverst til nederst.
Intern kommunikation skal være effektiv i sådan en situation. Vær aktiv med nyhedsopdateringer på intranettet, hvem der arbejder på sagen, hvem der må udtale sig, hvordan man skal forholde sig, hvis pressen kontakter en osv.
Husk på at langt de fleste i kulturinstitutionen er aktive på sociale medier og forbundet med kolleger på andre arbejdspladser og pressefolk. Derfor skal du opfordre til, at folk deler de informationer, de samler ind fra deres forskellige kilder med det team, du har sat i forbindelse med krisen. Det vil give dig uvurderlig information og klæde dig på til at forstå de mange dagsordner, der kører derude.